ロクゼロコラム

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オンライン社内勉強会の成功・失敗を左右する「Web会議システム」

2021.04.19

オンライン社内勉強会を実施する場合、様々な準備を行う必要があります。その中で注目したいのが、「Web会議システム」です。Web会議システムは、遠隔地でもオンラインにより人をつなげることができるだけでなく、社内勉強会をよりスムーズに進行するための非常に重要な要素でもあるのです。

しかしながら、そのシステムには様々な種類があり、「どれを使えばいいのだろう?」と迷われる方もいるかもしれません。そういった方がどのような基準で何を選べばいいのかを整理したいと思います。まずは一通り有名なWeb会議システムを以下の通りご紹介します。

Zoom(Zoom Video Communications, Inc.)

Web会議での使用を前提としたシステムで、世界で最も高いシェアを誇ります。セキュリティーの脆弱性が指摘されましたが、短期間で改善を図りシェアを維持しました。専用のアプリケーションをインストールしなくても使用でき、シンプルな操作やスマートフォンからの利用も好評です。

Google Meet(Google LLC)

Google社が提供していた「Googleハングアウト」が無償提供される形でGoogle Meetとなりました。Googleアカウントを所持していれば、特別なアプリケーションをインストールする必要がなく、Web会議に必要な機能もそろっているため、すぐにスタートしたい時などに利用しやすいです。

Microsoft Teams(Microsoft Corporation)

Microsoft社が提供するWeb会議システムです。Microsoft Officeソフトとの連携性が高く、電子メールなど他のアプリケーションソフトを、タブを切り替えることなく実行することができます。業務でMicrosoft Officeソフトを使用している企業が活用しています。

Skype(Microsoft Corporation)

Teamsと同様にMicrosoft社が提供するWeb会議システムです。Teamsよりも先にサービスが開始されているため(2004年に正式リリース)、認知度も高いです。個人向けとして無料利用が可能ですが、法人向け有料サービスであるSkype for businessもあります。

WebEX(Cisco Webex)

Zoomと並び世界で高いシェアを誇るWeb会議システムです。シンプルで直観的な操作が可能で、インターネット環境さえあれば専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。OSやデバイスも選ぶことなく使用が可能です。

Web会議システムを選ぶ基準は何か

色々と種類は豊富ですが、社内で使用しているシステムがすでにある場合も多いかと思います。まずはファシリテーターや参加者が使い慣れている既存のシステムでトライしてみるのが良いでしょう。

もし熟知したシステムがない場合、何を基準に選べばいいでしょうか。色々と考えるべき視点はあるのですが、スムーズに勉強会の目的を達成するために最適なものを選ぶべきです。例えば、社内でOfficeソフトを使用し、勉強会でもそれらを活用して進行したい場合は、Microsoft Teamsが効果的です。Zoomなどはインストールもなく、操作もシンプル、手軽に始められるので、時間に余裕がなかったり、参加者のITリテラシーに不安がある場合に活用してみると良いでしょう。社内システムでGoogleを使用している場合は、Google Meetなんかも良いかもしれませんね。

その他、通常の利用は無償である場合が多いですが、利用人数や録画機能などに制限がかかります。こういった機能も活用していきたい場合は、有償によるサービスも検討してみてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。一言でWeb会議システムといっても、その種類は実に様々なものが存在します。最低限の機能であれば無償利用が一般的なので、ぜひ自社に合ったシステムを見つけてみましょう。また、社内勉強会をオンラインで行う場合、Web会議システムはとても重要な要素の一つです。ファシリテーターや参加者が迷うことなく会をスムーズに進められるよう、最適なシステムを選ぶと良いでしょう。

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