社内勉強会を実施するにあたり、参加者の拘束時間が課題に挙がることがよくあります。参加者もそれぞれ自分の業務を持っていますので、勉強会によってそれらに支障が出ることは良くありません。しかしながら、ただ闇雲に勉強会の時間を短くするだけでは、かえって非効率な会になります。しっかりと目的に応じた時間を確保することが必要と言えます。

重要なことは、勉強会の効果を最大限に保ちつつ、誰もが参加しやすい拘束時間にすることであり、そのためには上手な時短をするとよいでしょう。時短のポイントは以下の通りです。

①資料の事前共有

②スムーズなファシリテート

③定期的な継続

①資料の事前共有

勉強会で使用する資料類は、事前に参加者に送るようにしましょう。一通り目を通してもらうだけで、当日の説明に対する理解度が全く異なります。また、グループワークなどを実施する場合は、その箇所について自分なりの意見をまとめてきてもらうことも有効です。少し事前課題のようなイメージになってしまいますが、あくまで自業務の合間を縫ってできる範囲で構いません。

②スムーズなファシリテート

ファシリテーターの進め方も時短をするうえで重要です。資料の事前共有とあわせて個人ワークの内容を考えてきてもらうのもそうですが、当日もよどみなく指示とフィードバックを行う必要があります。例えば、誰かを指したり発表してもらう場合、予めその人数を決めておくとよいでしょう。また、一人が長く話してしまうとそれだけで時間がかかってしまう場合もあります。発表時間を先に指示しておき、それに見合う内容にまとめてもらうこともいいですね。

③定期的な継続

最も重要なポイントは継続化です。人は継続することで、慣れがでてきます。慣れることで、勉強会の流れやポイントが自然と分かるようになり、時間をかけずにサクサクと進めるようになります。特にオンライン社内勉強会を実施する場合、システムや通信環境のトラブルがつきものです。これらはやってみて初めて分かることも多く、一度の失敗でやめてしまうと、せっかくの反省を次に活かすことができません。ぜひ継続して、スムーズに進められる感覚を養ってみましょう。

その他時短のポイント

①②③以外にも、時短のポイントはいくつかあります。例えば、勉強会後にアンケートなどを取る場合、その形式や書かせ方も工夫するとよいでしょう。具体的には、対面の場合もオンラインの場合も、電子データを使ったものにするとスムーズです。紙に書く方法もシンプルですが、後々の集計に時間を要したりします。できる限り「その場で」「データ形式」にて入力してもらうようにしましょう。

また、会スタートの遅れは全体の時間遅延に大きく影響します。時間通りにスタートできるよう、事前の時間見積もりや参加者への案内を徹底しましょう。こういった些細な積み重ねが時短への秘訣なのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。一言で時短と言っても、少なからずそれは効果とのトレードオフの関係になります。しかしながら、効果を出しつつも参加者の拘束時間を短くする、そこに焦点を当てると、意外にも工夫できるポイントはいくつも存在します。

最も悪いのは、「参加者のためになるであろう」という思い込みで、いたずらに時間を長く使い説明を続けてしまうことです。専門的な内容は教育研修の方に任せ、社内勉強会はあくまで効率的にアウトプットする場として機能させるように心がけましょう。

最終的な着地は、「主業務をこなしながらでも無理なく参加してもらえる」ことです。ぜひ時短にチャレンジして、社内勉強会を最適化してみてください。