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もっと丁寧に仕事したい!タイムマネジメントと時間捻出。

2021.10.04

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誰にでも平等に分け与えられたもの、それが時間です。しかし、変化の激しい現代では、時間は大変貴重な資源の一つとなりました。「悠久の時はいずこ?」と感傷に更けている場合ではありません。質の高い仕事をするには、忙しい日々のなかから時間を捻出していかなければなりません。今回はタイムマネジメントについて考えました。

タイムマネジメントは万人の課題

毎日が光の速さで過ぎていく感覚、社会人であれば誰にでもあるのではないでしょうか。スピードが重視される時代、全ての仕事に納期があり、どれもできうる限り短い期間で納品することが求められます。

また、学生たちも学校の宿題、期末テスト、受験など、納期までに提出物を作成し、対策をとる必要があります。最近は、私立幼稚園や小学校への入学を目指すお子さんも多く、そうなると、私たちは子どもの頃から「納期」と付き合っていくことになりますね。

1日の長さは誰にも平等に24時間が与えられています。

スピード社会であり競争社会である現代、24時間の使い方=タイムマネジメントは勝つための戦略であり、子どもも大人も身につけたいスキルといってよいでしょう。

とくに社会人にとってタイムマネジメントは重要です。なぜなら私たちが取り組むべきタスクは多種多様だからです。

会社でのタスクをリストアップすると分かりますが、業務に関わること、出退勤や経費など総務・経理にかかわること、ファイリングや身の回りの整理整頓など社内ルールにかかわること、良好な人間関係を保つためにするべきことなど、質の異なるタスクが、毎日、目白押しです。

それだけではありません。

社会人ともなれば自分が属するコミュニティは複数あり、プライベートにおいても多くのタスクがあるはずです。これらのタスクをいかに効率よく処理し、時間生産性を上げていくか、私たちが本気で考え取り組むべき課題です。

スケジュールの見える化で無理、無駄をなくそう

それでは、具体的なタイムマネジメントの方法をご紹介していきましょう。タイムマネジメント全体では、「スケジュール、タスク、時間資源」を把握し、無理や無駄がないように管理をします。

スケジュール管理やタスク管理については、昨今、さまざまな便利ツールがリリースされています。Googleカレンダーにスケジュールを入力している人、そのスケジュールをチームで共有されている組織も多いのではないでしょうか。また、タスク管理やTodo専用のアプリもありますし、Excelでタスク管理表を作成して使用している方も少なくないと思います。

どのような方法でも構いません。自分が操作しやすく日々アクセスしやすいやり方で、スケジュールとタスクをリストアップし更新することを習慣にします。そうして仕事の進捗度合と納期までの残り時間を見える化しましょう。

残り時間が把握できたら、自分一人で完遂できるかを見極めます。もし無理なようなら指示者に相談したり、仲間に手助けをしてもらったりしながら、お客様や次工程に迷惑がかからないように、仕事を手放す必要もあるでしょう。

(任された仕事は最後までやり遂げたいのが人情ですが、その思いがバリューチェーンの流れに悪い影響を与えることになっては本末転倒です。)

スケジュールやタスクを見える化すると優先順位がわかりやすく、闇雲に「いそがしい、大変だ」と焦らなくてよくなります。仕事の先回りをしたり、タスクを合理的にメンバーと分配するなど、この段階で無理や無駄をなくすだけで、時間資源の確保が見込まれます。

限られた時間の使い方、そのコツ

集中して仕事ができる環境を整えることが、時間捻出のコツです。

まず、質的に同様の仕事はなるべく連続した時間で行うことをお勧めします。

たとえば、インプットの日(時間)とアウトプットの日(時間)を分けることも有効です。資料をつくる脳の働きと、その資料をお客様に説明する脳の働きは違います。そこをきちんと分けて行おうということです。

また、一つずつは簡単で時間がかからない細切れ業務やルーティンワークを午前中にすませ、午後は自分が使える時間としてまとめて確保する、などの方法もあります。

おそらく、ランチタイム後から終業までのまとまった時間帯は、誰もが自分の仕事、集中する仕事のために使いたいと思っています。この感覚を十分に利用します。朝いちばんから、じっくりと集中して仕事をしようとしても、周囲とリズムが合わずに、色々横入り業務が発生することになります。「細切れ業務は午前中に」、これは鉄則です。

次に、自分の仕事時間を正確に見積もるスキルを持つことです。

あるタスクを完了させるには、どの程度の時間が必要か見当をつけましょう。私は業務ごとにかかった時間を記録していますが、自分で思っていた以上に時間を費やしていた仕事がたくさんありました。スキルが足りなかったり、情報が集まっていないために仕事が進まなかったり、その原因は様々です。

対策として、ピンポイントでスキルアップをしたり、周囲に情報が必要な旨をアナウンスして、必要な情報が集まる仕組みをつくったり、効率化、合理化をはかることで、その分の時間を捻出することができます。どのような仕事に時間がかかり過ぎているのか、それが分かれば、手の打ちようがあるのです。

まとめ

自分の仕事のやり方を改善しても、なくならないのが横入りの仕事です。業務上、必要であっても、突発的な仕事はどれも予定外で自分の計画にはないことです。その時は緊急に取り組みますが、そのままにしないようにしましょう。急な仕事といえども、急であった理由があるはずです。それを知ること、そしてメンバーと共有することで、次に備えることができます。ここでも「見える化」ですね。タイムマネジメントの骨は「見える化」、これを覚えておきましょう。

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