新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、私たちの仕事環境は劇的に変化しました。その代表例がオフラインからオンラインへの移行です。会議も営業活動も、そして研修もオンラインで行うようになりましたね。当初は戸惑っていた私たちですが、オンラインのメリットも感じられるようになり、今や社内勉強会もオンラインがスタンダードとなりました。

オンライン化した社内勉強会のメリットをおさらい

社内勉強会も「オンラインで開催」するのが当たり前となっています。実は、勉強会のオンライン化はメリットが多いのです。

・会場の確保をしなくて済む

・当日の会場セッティングがいらない

・会場にあわせて参加人数を絞る必要がない

・地域拠点からの参加が可能になった

・アーカイブ用にオンライン会議システムの録画機能を利用できる

・音声視聴のみ（画面オフ）の参加もあり。ながら参加が可能になった

などなど。

かつて、使用する会議室の広さによって参加者数を絞らなければならない、などの事情があった頃は、運営チームには参加者募集と締め切りという仕事がありました。しかし、たとえばWeb会議ツール「Zoom」の使用を念頭に置いた場合、無料版であっても40分までなら100人のミーティングが可能です。そして有料版なら24時間もの間継続してミーティングができます。これだけのキャパシティがあれば、基本的に参加者人数を管理する必要はありません。

また、会場の椅子や机、ホワイトボード、アーカイブ用の録画機材のセッティングも必要ありません。あらかじめ勉強会資料をプリントアウトしていた運営チームなら、その手間も省けます。

もちろん、参加者側にもメリットがあります。

まず挙げられるのが、オンライン化が参加者の移動距離を「０」にしたこと。これは社員の参加ハードルをグッと下げました。

オンライン化によって、地域拠点の社員が本社で開催されている勉強会に参加できない、という状況が回避されたからです。また、開催拠点の近くに勤務する社員であっても、社内勉強会のために交通機関を乗り継いで会場に足を運ぶのは、正直なところ億劫でした。参加ハードルの一つだった地理的距離の「０」化はオンライン社内勉強会の顕著なメリットの一つです。

そして、様々にリリースされているWeb会議ツールに共通の機能「画面オフ」。これも参加ハードルを下げています。参加者自身の映像をオフにしたまま勉強会の音声を聞けるこの機能は、まるでラジオを聞きながら作業するのと同様の状況を作ってくれます。会場にいたら発表者の前で別の作業はできません。「ながら参加」の良し悪しは別にして、勉強会を共有する仲間が増えることは、運営チームの側からも歓迎なのではないでしょうか。

なぜオンライン社内勉強会は盛り上がらないのか

一方で、「社内勉強会がオンライン化してから場が盛り上がらなくなった」という声も聞こえてきます。オンライン化することによって、運営チームの負担が減ったり、参加者数が伸びたりするのは掛け替えのないメリットなのですが、場が盛り上がらないのも困ります。この要因としては、やはりオンライン故の「コミュニケーションの取りにくさ」を挙げることができるでしょう。

オンラインミーティングでは話し手以外はミュートが基本です。そのため私たちは、この一年でＷｅｂ会議に慣れ、オーバーにリアクションをとったり、反応ボタンを押したりして、場の一体感を上げる技を身につけました。しかし、話し出しのタイミングの難しさは否めず、議論が活性しないのも事実です。また、場のなかに長く話してもＯＫな人（たとえば役職者）がいると、その人の話を聞くばかりで、そのままタイムアップということも起こってきます。これでは、対話が成立せず社内勉強会が盛り上がりません。

オンライン社内勉強会を盛り上げる方法をご紹介

雑談、オフ会の実施

オンライン社内勉強会をはじめる前、 zoomなら待機室、teamsならロビーを活用して、参加者同士の雑談の場所を設けます。できれば運営チームの誰かや常連の参加者などに声掛けの役割をもたせて、雑談をけん引するとよいです。よいアイスブレークになって、ゆるく適度な緊張感で勉強会をはじめることができます。

また、勉強会の開催後もroomを開放しておくと、もっと話したかったという参加者がミニ勉強会を続けてくれたりします。ミニ勉強会で疑問を整理して後日講師に質問してくれる、ということもあるようなので、無理のない範囲で運営チーム側がroomを延長管理するのも検討してみてください。

画面共有はコンパクトに

話し手が画面共有をした際は、強制的に参加者の表情が見えにくくなり参加者の反応が分からなくなります。もともとオンライン社内勉強会は参加者の反応を音声で聞くことが難しいので、できるだけ発表者と参加者の表情が見える状態を保つとよいでしょう。

共通のサインを決めておく

賛同の気持ちを伝えるジェスチャーや、質問があったときのサインをあらかじめ決めておくのもおすすめです。Ｗｅｂ会議ツールの「反応ボタン」を利用するのもよいですが、画面の向こうとはいえ、そこに人がいるのですから、指で「OKサイン」や「サムズアップ」をするなどして、議論にあたたかみのある反応を取り入れてみましょう。

チャット機能の見直し

話し手の発表を遮らずに意思表示する方法としてチャット機能があります。質問やサマリー、また関連情報を共有するときに使うことが多いようです。そこにもう一つ、賛同の気持ちを伝えるアクションも加えてみてください。発表内容に対して「それ賛成です」とか、「その方法で今度やってみます」とか。あるいは、もっとゆるい書き込みが許されるなら、「8888888888」なんていうのも、アリかもしれません。まずは運営チームのメンバーが率先して書き込みのハードルを下げていくと、他の参加者もついてきてくれますよ。

効果音やフィルターの活用

ピンポーン！！やブ・ブー！！といったクイズ風の効果音や、歓声、拍手などの音声で勉強会を盛り上げる方法もあります。また、Ｗｅｂ会議ツールのフィルターを使用して画面上に遊びを取り入れると、場の空気が終始なごやかになること請け合いです。かなり楽し気な勉強会となりますが、「盛り上げる」という意味ではそれなりの効果があります。企業風土や当日のテーマによって使用制限がありそうですが、使い方に工夫をして試してみてください。

まとめ

オンライン化をした社内勉強会のデメリットは、「参加者の反応がわかりにくい」「コミュニケーションが取りづらい」に凝縮できるといってよいでしょう。運営チームがデメリットの先回りをして対応策を講じておくことで、一定量のコミュニケーション不全を回避することができます。ここに挙げたのは一例です。ぜひ皆さんの社内勉強会にあった「盛り上げ方」を模索してみてください。