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ロクゼロコラム

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議事録の「困った」を解決!コツと注意点をお教えします。

2022.01.14

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議事録をとるように指示されたけど、「上司や先輩の発言内容が理解できず、話に追い付けなくて困った」
新人の間はそんな経験をする方も多いのではないでしょうか。また、発言を促されたときに何を言うかを考えていて、その間、他者の意見が聞けない。そういうこともありますね。議事録の厄介を解消しましょう。

議事録をとる目的を押さえておこう

上司に議事録をとる役目を指示されると、その場で挙がった意見について、賛成意見や反対意見をじっくり考えたり、意見を発したりする余裕がなくなります。だからこそ、会議の中心人物ではない「新入社員」が議事録係に指名されるとも言えるのですが・・・。

業務内容に通じていない、、、。
ビジネス文書に慣れていない、、、。
そして、会議の場に慣れていない、、、。

まだ、ないない尽くしの新入社員にとって、議事録をとるのは、たしかに大変な仕事です。「困ったなあ」「イヤだなあ」と思う人もいるかもしれません。しかし、よい議事録をとれることが高い評価につながる、そうだとしたらどうでしょう?少しやる気が出てはきませんか?

よい議事録をとることが評価につながるのは何故でしょうか。それは議事録の目的を知ると分かります。

簡潔にいうと、議事録の目的はただ一つ、「事実の共有」です。

・決定事項
・今後のTodo
・議論の内容
・参加者
・会議の日時

「話し合いの場にいなかった人」および「その場にいた人」に対して、いつ会議が開かれ、誰と誰が、何を話し合い、何を決定したのか、これらについて正しい情報を伝えることが、議事録の目的です。

少し話は逸れますが、刑事事件や民事事件の際、議事録は立派な裁判証拠となります。実際には存在する会議議事録を「ない」と偽って証拠隠滅をはかる、そんなことが上級裁判所で行われたことをメディアで見聞きした方もいるでしょう。議事録はそれだけ、正式で重要な文書だということです。

会議に費やした時間、そこでの会話、議事。これらを歪曲せずに端的に切り取ったものが議事録であり、いったん議事録として出された情報は事実として認識されます。100点の議事録が書けるということは、会議の内容を理解したということであり、文章力、要約力にも優れているということです。よい議事録が書ける人の評価が高い理由、納得いただけたでしょうか。

議事録を頼まれたらすること

ここからは、議事録をとるように指示されたらどうするか、を整理したいと思います。まずするべきは、事前の準備です。よい議事録を書くには、会議中のスキルだけではどうにもならない場合があるのです。あらかじめ次の3点にとりかかりましょう。

①会議の目的、キーワード、論点を把握しておく
②会議の種類を把握しておく
③議事を予測し、議事録の構成を描いておく(フォーマットがないか確認)

まず、会議の目的、キーワード、議論になりそうなことを把握しましょう。

会議の目的や会議の種類を知っておくことは最低限の準備です。会議の種類は、「報告・連絡のための会議」「問題を解決するための会議」「アイデア出しのための会議」などに分けることができます。意思決定をするのか、スケジュールを確認するのか、会議の種類を知ることによって、何を記録すれば議事録の目的を果たせるのかが分かってきます。

さらに、当日のアジェンダを事前に確認しておくと、分からない言葉、論点になりそうな議題を把握でき、記録をとるときの「困った」を減らすことができます。

議事録は新入社員や若手社員が担当することが多く、そのため十分に議事を理解できないということが起きがちです。議事録を書くことになったら、会議開催の背景を積極的に質問して、目的にあった議事録を書く準備をしましょう。

会議の目的や種類、背景を把握したら、次に議事録の構成を決めておくことをお勧めします。会議のアジェンダから議事展開を予測して、あらかじめ構成を考えておけば、会議終了後に、その構成にしたがって項目を埋めることで、ある程度の完成度が担保できます。

会議に慣れないうちは難しいかもしれませんが、何の準備もせずに、ひたすら上司や先輩の発言をメモしていても、いつか追い付かなくなります。「記録しておくべきは何か」の心の準備があるだけで、要点がつかみやすくなります。

議事録の構成を考えるうえで参考にしたいのが、過去に先輩が書いてきた議事録です。とくに継続した会議(週次の連絡会議や月1回のアイデア出し会議など)の議事録担当を引き継ぐ場合は、とても役立ちますので、先輩に頼んで見せてもらいましょう。

また、企業や部署によって議事録のフォーマットが決まっていることもありますので、確認をしておくとよいでしょう。

議事録の書き方、コツと注意点

さて最後に、会議当日、議事録をとっていくためのコツと注意点を整理します。

①過去の議事録を参考にする

既述ですが、先輩が書いた過去の議事録や会社や組織で使用しているフォーマットを参考にしましょう。
そこには、議事録に記すべき項目が漏れなく記載されているはずです。

②文体は「で・ある調」

そして、とくに決まりがなければ文体は「で・ある調」が望ましいといえます。「で・ある調」は、です・ます調に比較して、スッキリと簡潔な文章を書くことに適した文体です。

③分からないことは会議中に確認する

専門用語が分からなかったり、議事進行が速くて理解が追い付かないときは、会議中に確認します。議論が白熱して質問をする雰囲気ではないと思ったら、会議後に訊けるように、分からない箇所としてメモを残しておきましょう。

④5WHを意識してメモをとる

予算、納期、スケジュール、人数など絶対に間違ってはいけないのが、数字です。会社の仕事はすべて数字に置き換えられるくらい、数字の積み重ねで成り立っています。誰の、誰が、の部分も仕事を進めていくうえで欠かせません。

PCの持ち込みはOKか? 手書きの場合のコツは?

最近は会議にPCを持ち込んでもよいことが多くなりましたが、キーボードの打鍵音が気になったり、格式の高い会議であったりすると、手書きでメモをとることがあります。セキュリティー上の理由で、お客様先でPCの使用を断られることもありますね。議事録をPCで打ち込めるのか、その確認をしておく必要があるでしょう。

手書きでメモをとることになった場合は、少し厄介ですが、自分なりの略語や図・記号を活用することで、素早くメモをとることができます。クエスチョンマークや矢印など、概念図で使用される記号は手書きの議事録でも使用しやすいです。

⑥提出期限をまもる

会議に参加した人も、そうでない人も、会議で話し合われた事実を情報として早く確認したいと思っています。組織や会議の種類によって議事録の提出期限は違いますが、現在のビジネスはスピード勝負です。議事録の提出もスピーディーに行いましょう。

いかがでしたでしょうか。よい議事録を書くには準備が必要なことがお分かりいただけたでしょうか。慣れないうちは上手くいかないこともありますが、とても大切なビジネス文書の一つですので、チームに役立つ議事録が書けるように、コツをつかんでいきましょう。

 

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