ロクゼロコラム

3分で読める社内勉強会の話

ファシリテーター初心者に贈る、事前に確認したい3つのポイント

2021.04.01

社内勉強会に関わる人には、いくつかの役割があります。例えば、企画者や参加者です。他にも、当日の進行を務めるファシリテーターもいます。このファシリテーターですが、急に「あなたやって!」と言われたらどうでしょうか。社内講師などを長くやられている方でしたら問題ないでしょうが、そういった経験が少ない方にとっては、何をすべきか迷うものだと思います。そこで、今回は初めて社内勉強会のファシリテーターを務める際のポイントを紹介いたします。

<ポイント>

①企画段階から参画する

②社内勉強会の型を把握する

③事前シミュレーションを行う

①企画段階から参画する

可能な範囲で企画段階から参画するようにしましょう。企画において、勉強会の参加対象者、日時、目的を決めるかと思います。コンテンツ制作から入るよりも、こういった勉強会開催の趣旨から知ることで、会全体の方向性をイメージしながら準備を進めることが可能となります。また、企画担当といった運営側とも連携をとりやすくなります。

②社内勉強会の型を把握する

社内勉強会の型とは、会の形式のことです。

・講座形式

・演習形式

・合宿形式

など、勉強会にもいくつかの型があります。これらを把握する(場合によっては自ら設計する)ことも重要となります。例えば、講座形式は知識の一方的なインプットになるため、時間を短めに行う、休憩を適度にとる、動画やスライドを活用するなど、参加者を飽きさせない工夫が必要となります。また、演習形式もただずっと考えさせるだけではなく、そもそもの演習の動機づけやグループ分け、フィードバックの質にもこだわることで、効果がグッと上がるものです。合宿形式は勉強会の域を超えていると想像するかもしれませんが、実際には泊りがけで行うのではなく、連続した日程で成果発表までで行う形式のことです。成果物の内容はもちろんのこと、審査員の選定や振り返りをしっかり行うことで、大きな効果を見込むことができます。

③事前シミュレーションを行う

勉強会は集合・オンライン問わず、事前のシミュレーションを行いましょう。これにより、不足箇所や事前の改善点を洗い出すことができます。シミュレーションで見るポイントは以下の通りです。

・進行時間(正しく進み時間通りに終了できるか)

・休憩のタイミング(短時間であれば不要)

・演習の説明方法(参加者が理解できるか)

・フィードバック内容(参加者が腹落ちできるか)

・コンテンツ(大きな誤字脱字などがないか)

・システム環境、周辺機器の確認(オンラインの場合のみ)

上記の中でも、特に時間とフィードバック内容は重要です。社内勉強会は業務の合間を縫って参加いただくことも多いため、時間が大幅にオーバーしないように注意が必要となります。仮に1時間の勉強会を計画している場合、できれば5分単位(不安な方は1分単位)でタイムスケジュールを切って、シミュレーションを行うと良いでしょう。また、フィードバックについては、かなりのコツと熟練が必要なものです。難しいことを言おうとせずに、例えば発言内容をホワイトボードに書く、発言の一部を要約してあげる、それらに対してファシリテーター個人の意見や体験を述べるといった方法でも構いません。注意したいのは、発言者の人格や言葉を否定しないことです。これをしてしまうと、参加者の発言意欲を削いでしまいます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。本来であれば、ファシリテーターにはある程度の業務経験や熟練が必要となります。しかしながら、業務都合や経験のため、急に指名されることもあるでしょう。そんな時、慌てずに何をすべきかが分かっていれば、案外とスムーズに乗り切れるはずです。ファシリテーターの経験はあなた自身を成長させる機会と捉え、ぜひ前向きにトライしてみてください。

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