社内勉強会では、参加者の理解を促すために、配布資料や投影用スライドを活用することがあります。これについて、お客様への提出用資料と同じ感覚で作成していませんでしょうか？今回のコラムでは、社内勉強会における“程よい資料作りのコツ”について伝授したいと思います。

対外向け資料と何が違う！？

まず、社内勉強会での資料を考える際、「誰が」「どのような目的で」活用するかを確認しなくてはなりません。最も多いパターンは、その会を担当する「ファシリテーター」が「参加者の理解を促すため」に活用することです。

この前提に沿った場合、対外向け資料と何が変わるでしょうか。まずは資料作成者がかけれられる時間です。社内勉強会はあくまで社内での活動にすぎず、それが主業務となることは少ないでしょう。お客様に向けた資料であれば「構成」「見栄え」「言葉遣い」など、端々に細心の注意を払うべきですが、社内資料であれば、そこに時間をかけすぎてもかえって主業務に支障がでてしまいます。

いかに時間をかけずに、参加者の理解を促せるか。そこに焦点を当てながら、端的に物事を伝えられるような資料にしましょう。また、所要時間にあわせた枚数にすることも重要です。作成に力が入りすぎてしまうと、資料だけで何十枚にもなることがありますが、読み手からすると目を通すにも一苦労です。

運営側からの声がけで一工夫

資料作りに関しては、運営側からも声がけやガイドラインを設けることも有効です。例えば、配布資料やスライドのフォーマットと制限枚数を予め用意しておき、それに沿ったものを作成してもらうなどです。

また、打ち込みの資料だけでなく、インターネットサイトの紹介なども有効です。この場合、例え時間がなくて勉強会内で紹介できなくても、URLから後日個別に確認することも可能です。アーカイブとして残す際も、この資料やURLも一緒に保存してあるとよいですね。

いざ作成！注意点は？

さて、いざ資料やスライドを作成する際の注意点をご紹介しましょう。まずは、文字の大きさです。投影用であればもちろんですが、配布用資料も可能な限り大きめのフォントサイズの方がよろしいでしょう（例：18ポイント以上）。

また、社内勉強会の在り方の話になりますが、それは「知識伝授の場」ではなく「共有・共感の場」ということです（知識の伝授はいわゆる教育研修の役割になります）。この観点でいうと、細かい文字で説明を羅列するよりも、分かりやすく見やすい文字により、短時間でも全員が共通認識をもってアウトプットできることが望ましいです。そうなると、文字だけでなく、多少のビジュアル（挿絵）や図表も入れる方がよいでしょう。ただし、作成に時間をかける必要はないので、社内ですでに使用している素材やインターネット上のフリーで使える素材などを活用できるよいですね。

具体的な枚数の話になりますが、仮に30分の社内勉強会を自身が担当する場合、資料は概ね10-15枚以内に収められるとよいのではないでしょうか。

記載する内容としては、

・本日のテーマとねらい

・問題提起（テーマに関するもの）

・テーマを学ぶ理由やメリット

・テーマの詳しい内容

・まとめ

といった流れが一例として挙げられます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。資料作りは凝れば凝るほど時間がかかりますが、それにより自身の主業務がおろそかになっては意味がありません。いかに“楽をして”“参加者の理解を促せるか”が程よさのポイントと言えるでしょう。そのためには、資料を作るファシリテーターだけでなく、運営側のハンドリングも重要になってきます。ぜひ目的に合った資料を作り、社内勉強会を盛り立ててみてください。