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入社前に差をつける!ビジネスメールの「正しい書き方」と「落とし穴」

2021.08.27

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内定者が入社前に学ぶべきビジネススキルは何でしょうか?そのような質問に対してまず最初に回答するのが「メール」です。メールというと、プライベートでも使い慣れている方が多いですよね。従って、割とイメージがつきやすく、内定段階に独学で学ぶにはピッタリのものなのです。

ところが、イメージがつきやすいという点に実は落とし穴があります。それは“プライベートメールとビジネスメールは違う”ということです。

例えば、相手が企業人であれば、ビジネスマナーが必要です。ビジネスマナーとは、ビジネス上での「気遣い」や「礼儀」のことですね。実はメールにおいても、このビジネスマナーが存在するのですが、それを知らずにプライベートメールと混同してしまう方が稀にいらっしゃるのです。

覚えておきたい「メールの型」

ビジネスメールについては、まずは型を押さえましょう。型を意識するだけで、相手に不快感を与えないメールを作成することができます。

メールの型
(1)差出人名
(2)宛先
(3)件名
(4)宛名
(5)挨拶・名乗り
(6)用件
(7)結び
(8)署名

この中で特に気を付けたいのが(3)件名(6)用件です。件名は、そのメールのタイトルであり、受信者はそれを見てメール内容を大まかに掴むことができます。ここの用件が例えば「質問」のみであるよりも「○○についての質問」というように、ある程度具体的に記載したほうが、読み手もストレスなく把握できますね。また、用件については、①適度に改行をする②段落を分ける③「箇条書き」を活用する④5W1Hを意識する、の4点を意識してみると、かなり読みやすくなるはずです。ぜひ気を付けてみましょう。

よくある失敗例

その1:記号や絵文字を使う

ビジネスはプライベートと異なります。つい友人や家族へ送る感覚で、絵文字や感嘆詞「!」を使ってしまうことはありませんか。また、最も多い誤りとして疑問詞「?」があります。相手との関係性にもよるのですが、一般的にビジネスメールでは疑問詞も避けたほうが無難ということも覚えておきましょう。無意識で使いがちなので、送信前に一度確認することをおすすめします。

その2:スマートフォンからメール送信する

今の時代は一人1台スマートフォンを持っていることが当たり前になっています。その便利さゆえに、様々なことに活用していると思いますが、ビジネスメールを送信する際は注意が必要です。基本的に、相手側がメールを開く環境はPCを前提と考えたほうが良いでしょう。そうなると、スマートフォンでの改行がPC側で合っておらず、相手から見づらくなってしまうことがあるのです。出来る限りPCから送ることを心掛け、急ぎの件でスマートフォンから送る際は、その旨一言断りを入れておくとよいでしょう。

その3:対面や電話で伝えるべきことをメールで送る

込み入った話や緊急時の連絡をメールで済ます方がいますが、これは誤解や更なる混乱を生むきっかけにもなります。このような場面においては、必ずしもメールだけが正しいと思わないことです。メールはあくまでコミュニケーションの一手段であるということを念頭に置いておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。メールは便利なツールであるがゆえに、ミスや見落としも簡単にしてしまうものでもあります。たかがメールと思っていると、思わぬミスから相手に大変な不快感を与えてしまうこともあるでしょう。こういったマナーは入社後に学ぶのではなく、ぜひとも内定段階から気を付けるポイントとして学習してみましょう。1年目の成長速度がグッと変わるはずです。

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