新入社員が現場配属後、苦手としやすい仕事は何かご存知ですか？一つは議事録作成、もう一つは電話応対と言われています。しかしながら、この傾向は近年変化してきています。なぜかというと、リモートワークが普及してきたからです。

Web会議においては、議事録は文書ソフトによる入力が一般的ですが、場合によっては録画などで補完対応することもできます。電話応対もオフィスの固定電話で対応する機会が減り、携帯電話を使用する機会が増えました。

このような変化に伴い、必要とされるビジネスマナーも微妙に変わりつつあります。今回はその変化の中でも、特に「携帯電話」のマナーについて確認していきましょう。

固定電話と携帯電話の違い

一般的に言われる最も顕著な違いは、「架けたい相手にダイレクトに繋がるか否か」です。固定電話であれば、会社の代表番号か部署直通の番号に架け、そこから繋いでほしい相手に取り次いでもらいます。つまり、新入社員にとっては、架かってきた電話への「一次対応」として、社内メンバーへ取り次いだり伝言を預かったりというタスクが発生します。

いっぽうで、携帯電話は架けたい相手にダイレクトに行きますので、新入社員にそのようなタスクは発生しません。また、持ち運ぶことが可能な携帯電話という特性上、オフィスにいなくとも掛けられる（受けられる）ことができますし、営業電話がかかってくることもあまりないでしょう。

携帯電話で必要とされるマナーとは

先述の通り、携帯電話は持ち運びがしやすく、どのような場所からでも架けやすい（受けやすい）特徴があります。そのため、こちらから架ける際に下記の点に気を付ける必要があります。

・電波が途切れないか
・周囲の雑音などがうるさくないか
・仕事の話をして問題ない場所か（情報漏洩防止の観点）
また、架けた後も重要です。
・初めに相手の状況（受けられる状態か）を確認する
・不在の場合、留守電に簡潔に用件を残す
ことを必ず行いましょう。

さらに、架ける前後だけでなく、持ち運んでいる際にも注意が必要です。

・マナーモードにしておく
・電池切れに注意する
・紛失しないようにする（ストラップの装着や保管場所などの工夫）
・私用電話と混同しない（業務以外に使用しない）

などにも留意しましょう。

固定電話に関するマナーの習得は不要か？

結論、リモートワークが一般的になり、会社用の携帯電話が支給されていたとしても、固定電話での応対は必要とされます。もちろん以前よりも、必要となる機会は減るでしょうが、オフィス出社時に電話が架かってくることはあるでしょうし、その際は『会社の顔』として一次対応をする必要があります。その際に、携帯電話と同様の対応（例えば良く見知った相手に対するフランクな対応）をしていては、会社の信用に傷をつける事態にもなりかねません。ぜひ、ビジネスマナーの常識として、電話応対は覚えておきましょう。

固定電話における対応の流れのポイントは、

・第一声を述べる（印象の良い発声をする、発する言葉を決めておく）
・用件を伺う（正確に用件を把握する、メモを取る）
・一次対応を決める（取り次ぐ、折り返す、伝言を承る など）
・お礼を述べて切る（できる限り相手が切ってからこちらも切る）

です。

このような一連の流れは、最初は訓練が必要ですが、その後はとにかく場数を踏んで慣れていくものでもあります。ぜひ、積極的に電話は取るようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。携帯電話は（個人として）日常的に使用する機会も多く、使い慣れている方が圧倒的でしょう。しかしながら、ビジネスシーンにおいては、そのような個人使用の感覚ではなく、社会人として必要となるマナーがあるのです。固定電話のみならず、携帯電話にもマナーがあることを知り、両方の使い分けを効果的にできるよう準備をしておきましょう。

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