新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインでも実施が一般的になってきている社内勉強会。主催者は様々な意図をもって開催しているかと思いますが、その準備に追われていたりませんか？特にオンラインで実施する場合は、システム面での環境整備が不可欠になります。

そもそも、オンライン社内勉強会の実施をこれから検討される方もいるのではないでしょうか。そうなると、一言で準備と言っても、何から手を付けていいのかもわからないですよね。そういった方向けに、事前準備でどのようなポイントがあるのか確認してみましょう。

事前準備のポイント

大きく以下の2つがあります。

①ハード面：システム環境の整備

②ソフト面：参加者への事前周知とファシリテーターの準備

①ハード面：システム環境の整備

オンライン社内勉強会では必須となるシステム面の確認です。まず、ファシリテーターや参加者のPC周りの確認を行いましょう。

・インターネット回線は問題ないか（通信量や回線速度）

・Web会議システムは全員にインストールさており正常に作動するか

・イヤホン、ヘッドセット、スピーカー、マイク、カメラなどの周辺機器は問題ないか

オンライン社内勉強会は、Web会議システムなどを使用して行われます。そのため、まず各自のインターネット回線の状況が問題ないかを確認する必要があります。テレワークを導入している企業であれば、企業および参加者の自宅にある回線は問題ないでしょうが、とはいえトラブルもつきものです。会の途中で回線が切れないようにアナウンスしましょう。

また、使用するWeb会議システムも問題ないか確認しましょう。使用できるツールや操作感は、システムにより異なります。ファシリテーターはこのあたりも熟知している必要があります。

ファシリテーター・参加者ともに周辺機器の存在も重要です。周囲に音が漏れてしまったりしては、他の人への迷惑にもなります。ぜひそれぞれが集中できる環境を作れるように工夫をしておきましょう。

②ソフト面：参加者への事前周知とファシリテーターの準備

・勉強会の案内を出す

・勉強会の資料を事前共有する

・勉強会当日の進行スタイルを決める

オンラインに限ったことではないですが、事前に社内勉強会の案内を出す必要があります。その際に意識してもらいたいのが、「目的」「時間」「テーマ」を具体的に記載することです。何のために実施するのかという目的が抜けていると、参加する意義を見失ってしまい、長期的な参加モチベーションを上げることが困難になります。また、参加者も業務の合間を縫って参加するため、時間についての記載は細かく行いましょう。何を学ぶのか、テーマを伝えることも必須ですね。

当日の資料は、可能であれば参加者に事前共有しておきたいです。限られた時間内で行う場合、事前に資料に目を通してもらうだけで、会をスムーズに進行することができます。難しい場合は、概要やアジェンダだけでも構いません。

ファシリテーターは、会当日の進行も考えておく必要があります。使用するWeb会議システムにもよると思いますが、実装されている機能もフル活用したいところです。例えば、グループワークを行うのであれば、Zoomであればブレイクアウトセッション機能について確認しておく必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。オンライン社内勉強会における事前準備は、細かく言うとまだまだ他にもあります。しかしながら、ある程度軌道に乗ってさえしまえば、その方法に則ってアップデートを繰り返していければ問題ありません。まずは恐れずに準備と実践を繰り返してみましょう。